CIRCULAR INFORMATIVA RECEPCIÓN FACTURACIÓN ELECTRÓNICA A TODOS NUESTROS CONTRATISTAS Y PROVEEDORES
ESENTTIA S.A y ESENTTIA MASTERBATCH LTDA. informan que, a partir del mes de julio del 2022 se modifican los requisitos para la recepción de su facturación.
Para que su factura sea recibida y aprobada a satisfacción, debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Bienes: La factura debe referencia el numero de la orden de compra. Cada renglón facturado debe indicar el código del ítem que aparece en la Orden de Compra. Además, la factura debe venir acompañada de Copia de la Orden de compra y remisión firmada por ESENTTIA al momento del recibo del bien (La remisión debe relacionar OC, Ítems y cantidades entregadas)
- Servicios: la factura debe venir con el número de referencia de la orden de servicio/contrato, nombre del interventor y número de la hoja de entrada, y se debe adjuntar acta de pago parcial suscrita por las partes. Para el caso de los servicios, antes de facturar se deben surtir los siguientes pasos:
- El proveedor elabora el acta parcial de pagos de los servicios prestados durante el periodo a facturar, de acuerdo con las condiciones pactadas en la orden de servicio o contrato,
- El proveedor se reúne con el interventor del servicio para revisar y firmar el acta parcial de pagos, antes de proceder a facturar.
- El interventor realiza la entrada del servicio en el sistema SAP de ESENTIA y entrega al interventor número de la hoja de entrada, para que esta sea adjuntada como anexo a la factura que envía el proveedor.
- Fletes: el número de la orden de transporte (OT)
*Si eres persona natural; adicional a lo anterior, por favor, enviar adjunto como anexo, el pago de tu seguridad social.
Adicionalmente, en cumplimiento de la normatividad de la DIAN, se recuerda que las facturas electrónicas de ventas se radican únicamente en los correos: facturacion@esenttia.co, para ESENTTIA S.A. y factelectronicamb@esenttia.co, para ESENTTIA MASTERBATCH Ltda. al cual deben direccionar los formatos XML, representación gráfica y anexos. Las facturas electrónicas enviadas a otras direcciones de correo se darán por no recibidas y por lo tanto no serán aceptadas, ni consideradas en el proceso de verificación de facturas.
Recordamos que para que la información entre las partes sea eficaz, es compromiso del Proveedor/Contratista realizar la actualización de su información en nuestra base de datos, para ello, deberán enviar la solicitud de actualización de su información al correo atencionaproveedores@esenttia.co.
Requerimos para la validación y aceptación automática en nuestra plataforma que siga las siguientes instrucciones:
- Si utilizas la plataforma de facturación electrónica gratuita DIAN:
Peso máximo por envío: 2 Megas
Asunto:
- NIT del Facturador Electrónico
- Nombre del Facturador Electrónico
- Número del Documento Electrónico
- Código del tipo de documento
- Nombre comercial del facturador
Nota: El separador utilizado entre cada nombre es el punto y coma “;”
Archivos adjuntos: Corresponde a un único archivo .ZIP de la aprobación del documento por parte de la DIAN y la factura electrónica/Nota crédito/Nota débito. Los cuales deben contener la información y documentación solicitada, según sea el caso.
En caso tal de no poder anexar la documentación a la factura en el archivo .ZIP, favor enviarla al siguiente correo: documentacionfactura@esenttia.co citando en el asunto del correo:
- Nombre del Proveedor
- Nit
- Número de Factura
- Si utilizas algún proveedor de facturación electrónica:
Peso máximo por envío: 2 Megas
Asunto:
- NIT del Facturador Electrónico
- Nombre del Facturador Electrónico
- Número del Documento Electrónico
- Código del tipo de documento
- Nombre comercial del facturador
Nota: El separador utilizado entre cada nombre es el punto y coma “;”
Archivos adjuntos: Corresponde a un único archivo .ZIP de la aprobación del documento por parte de la DIAN y la factura electrónica/Nota crédito/Nota débito. Los cuales deben contener la información y documentación solicitada, según sea el caso.
Requerimos que el formato XML-UBL contenga:
Inclusión en el Nodo llamado OrderReference: Pedido de Compra, Hoja de entrada, Nombre del Interventor y Orden de Transporte (este último aplica únicamente para fletes) de acuerdo al estándar de la DIAN.
Nota: Imagen tomada de la resolución 000012 del 09 feb 2021, Anexo técnico de facturación electrónica de venta- versión 1.8, Pag.38.
A continuación, ejemplo:
- Pedido de Compra:
Para colocar el número de pedido de compra se debe incluir en el Nodo OrderReference.:
<cac:OrderReference>
<cbc:ID>5600185695</cbc:ID>
</cac:OrderReference>
</cbc:Note><cbc:Note>Notas: ORDEN DE COMPRA N. 5600185695
- Hoja de Entrada:
Para colocar el número la hoja de entrada se debe incluir en el Nodo OrderReference.:
<cbc:Note> Entrada 1000215161</cbc:ID>
</cbc:Note>
</cbc:Note><cbc:Note>Notas: Entrada 1000215161
- Nombre y apellidos del Interventor:
Para colocar el nombre del interventor se debe incluir en el Nodo OrderReference.:
<cbc:Note> Interventor Wilson Montes Pion</cbc:ID>
</cbc:Note>
</cbc:Note><cbc:Note>Notas: Interventor: Wilson Montes Pion
Se debe colocar nombres y apellidos completos
Adicionar de manera obligatoria para fletes:
- Orden de Transporte:
Para colocar el número de la orden de transporte se debe incluir en el Nodo OrderReference.:
<cbc:Note> OT 12345</cbc:ID>
</cbc:Note>
</cbc:Note><cbc:Note>Notas: OT: 12345
Para informar los eventos de acuse, recibo del bien o servicio, aceptación o reclamo notificaremos al correo indicado en el XML-UBL en el nodo estándar DIAN contact/ ElectronicMail
<cac:Contact>
<cbc:ElectronicMail>xxxx@xx.com</cbc:ElectronicMail>
</cac:Contact>
Es vital diligenciar estos campos para que nuestra plataforma valide la información de manera automática y pueda radicar la factura sin ningún inconveniente.
IMPORTANTE:
- El contratista y/o proveedor de servicios no deberá facturar sin tener antes la aprobación mediante el acta parcial de pagos firmadas por las partes o la remisión recibida por ESENTTIA para el caso de bienes.
- Para que su registro de la factura sea recibido correctamente, deberá cumplir con todo lo anterior.
- El periodo de transición para la recepción de los anexos desde el 1ero de julio hasta el 31 de julio del 2022. A partir del 1ero de agosto, para que su registro de la factura sea recibido correctamente, deberá cumplir con lo anterior.
Agradecemos su atención y estamos atentos a cualquier inquietud. Se pueden comunicar al correo electrónico atencionaproveedores@esenttia.co.
